การรวบรวมหลักฐานการสอบบัญชี (Audit Evidence)

สวัสดีครับทุกท่านนนนนน
วันนี้เราจะมาพูดถึงการพัฒนาแผนการสอบบัญชีโดยรวมและแนวการสอบบัญชีกัน แต่ก่อนที่เราจะเข้าเรื่องการพัฒนาแผนการสอบบัญชีโดยรวมและแนวการสอบบัญชีนั้น เราจะมาพูดถึงการรวบรวมหลักฐานการสอบบัญชีกันก่อนเพราะเรื่องนี้เป็นสิ่งที่จะทำให้เกิดแนวทางและแผนการตรวจสอบต่อไป..

การรวบรวมหลักฐานการสอบบัญชี (Audit Evidence)
หลักฐานการสอบบัญชีเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้สอบบบัญชีสามารถหาข้อสรุปเพื่อนำไปออกรายงานการสอบบัญชีได้ ว่าบริษัทหรือกิจการที่ผู้สอบบัญชีได้ทำการตรวจสอบนั้น ได้ปฏิบัติตามมาตรหรือหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป จริงๆ


ประเภทของหลักฐานตามเกณฑ์ความเกี่ยวข้องทางบัญชี แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทคือ
1. หลักฐานทางบัญชี (Underlying Accounting Data) เช่น สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันขาย งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร เป็นต้น
2. หลักฐานประกอบต่างๆ (Corroborating Information) คือ หลักที่ไม่เกียวกับบัญชีโดยตรง เช่น หลักฐานจากการสอบถามผู้บริหาร และบุคลลากรของกิจการ คำยืนยันจากบุคคลภายนอก


ประเภทของหลักฐานตามเกณฑ์แหล่งที่มา แบ่งออกได้เป็น 3 ประเภทคือ
1. หลักฐานภายในกิจการ หมายถึง หลักฐานที่ได้มาจากกิจการหรือบริษัทที่ผู้สอบจะทำการตรวจสอบ
- หลักฐานทางการบัญชีที่กิจการจัดทำขึ้นเอง เช่น สมุดรายวันขาย สมุดเงินสด บัญชีแยกประเภท
- หลักฐานทางบัญชีที่บุคคลภายนอกทำขึ้นและเก็บไว้ที่บริษัท เช่น หนังสือสัญญาเงินกู้จากธนาคาร ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
- บันทึกผลจากการสังเกตการ ตรวจดู ตรวจนับที่กิจการทำขึ้นเอง เช่น ผลจากการตรวจนับสินค้าคงเหลือโดยกิจการ
2. หลักฐานภายนอกกิจการ หมายถึง หลักฐานที่ผู้สอบบัยชีได้มากจากภายนอกกิจการที่จะทำการตรวจสอบ เช่น หนังสือตอบยืนยันยอดจากบุคคลภายนอก เช่น หนังสือยืนยันยอดลูกหนี้และเจ้าหนี้ หนังสือขอข้อมูลจากธนาคาร ผลการสอบถามจากทนายเกี่ยวกับคดีความฟ้องร้อง


วีธี่ที่จะทำให้ผู้สอบบัญชีได้หลักฐานมามี 5 วิธีปฏิบัติ ดังนี้
1. สอบถาม (Inquiry) การสอบถามข้อมูลจากกิจการเป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้ผู้สอบบัญชีได้มาซึ่งหลักฐาน เช่น การสอบถามเหล่าผู้บริหารทั้งหลาย หัวหน้าฝ่าย ผู้จัดการ เป็นต้น การสอบถามจากผู้บริหารนั้นเป็นการเก็บหลักฐานที่เสี่ยงกับการโกหก หรือ ปกปิดข้อเท็จจริง แต่ในระดับล่างลงมาเช่น แม่บ้าน รปภ. อาจจะทำให้ผู้สอบบัญชี ได้รู้เรื่องราวเชิงลึกซึ่งอาจจะไม่ใช่ข้อมูลที่ เป็นทางการหรือเป็นตัวเลขต่างๆ แต่ก็เป็นข้อมูลที่สามารถทำให้ผู้ชอบบัญชีตัดสินใจเกี่ยวกับกิจการและเหล่าผู้บริหารได้มากขึ้น เช่นพฤติกรรมของผู้บริหาร การทำงานของพนักงาน
2. การตรวจเอกสาร(Inspection) การตรวจเอกสารเป็นวิธีการที่มีความน่าเชื่อถือในระดับหนึ่ง เพราะมีข้อมูลที่เป็นแผ่นเอกสาร แต่ก็ยังมีความเสี่ยงอยู่ โดยเฉพาะ เอกสารที่ใช้กันในกิจการเอง ส่วนเอกสารที่มีความเสี่ยงต่ำคือเอกสารที่ใช้ติดต่อกับบุคคลภายนอกหรือใช้ติดต่อระหว่างบริษัท

3. การวิเคราะห์เปรียบเทียบ(Analytical Procedure) คือการนำเอาข้อมูลของกิจการจะทำการตรวจสอบ ไปเปรียบเทียบกับข้อมูลอื่นๆ เช่น นำงบการเงินของปีนี้เปรียบเทียบกับปีที่แล้ว หรือการนำข้อมูลของบริษัทอื่นที่อยู่ในอุตสาหกรรมที่เหมือนหรือคล้ายกันมาเปรียบเทียบกัน แล้ววิเคราะห์ ว่าข้อมุลที่ได้มานั้นมีความเหมาะสมเป็นไปตามที่คิดหรือไม่
4. การสังเกตการณ์ (Observation) การสังเกตเป็นการหาหลักฐานที่ดีที่สุด เพราะผู้สอบได้เข้ามาเห็นของจริงของกิจการ ทำให้ง่ายต่อการตัดสินใจรับงาน ผู้สอบบัญชีจะได้รู้จักวิธีการทำงานของพนักงาน มาตรการของกิจการในเรื่องต่างๆ เช่น การรักษาความปลอดภัยของคลังสินค้า พฤติกรรมของงพนังงานเวลาทำงาน
5. การคำนวน (Confirmation) คือ การตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขในเชิงคำนวน เช่น การคำนวนการคิดค่าเสื่อมของกิจการว่าเป้นไปตามหลักการหรือไม่
6. การขอคำยืนยัน (Confirmation) หมายถึงการหาหลักฐานโดยการทำข้อสอบ เช่น การส่งแบบสอบถามยืนยันยอดลูกหนี้ ข้อมูลจากธนาคาร


ลักษณะของหลักฐานการสอบบัญชี
1. ความเพียงพอของหลักฐาน (Sufficiency of Evidential Matter) คือ ปริมาณของหลักฐานที่มีประกอบการตัดสินใจ มีน้อยไปก็ไม่ดีจะทำให้มีข้อมูลไม่เพียงพอจะทำให้เกิดความผิดพลาดได้
2. ความเหมาะสมของหลักฐาน (Competence of Evidential Matter) คือ คุณภาพของหลักฐานการสอบบัญชี และความเกี่ยวข้องกับงาน ความเหมาะสมมีหลักพิจารณาอยู่ 3 ข้อ คือ
- ความเกี่ยวพันกับหลักฐาน คือ ข้อมูลที่ได้จากหลักฐานชิ้นนั้นจะต้องนำมาใช้ประโยชน์ ในการสอบบัญชีได้ ไม่ใช่ว่าได้ข้อมูลอะไรมาก็เก็บมาคิดหมดทุกอย่าง มันไม่ได้หรอก
- แหล่งที่มาของหลักฐาน คือ สถานที่ๆเก็บหลักฐานได้ บางที่อาจจะเป็นสถานที่ๆไม่น่าเชื่อถือ เช่น การเก็บหลักฐานจากภายในกิจการ มีความเป็นไปได้สูงที่กิจการเหล่านั้นจะสร้างภาพลักษ์ของตนเองให้ดูดี ทำให้เราได้ข้อมูลที่ไม่เป็นจริงมา ต่างจากการเก็บหลักฐานจากภายนอกที่จะได้ความจริงมากกว่า
- เวลาตรวจสอบ คือ เวลาที่ได้รับหลักฐานมา จะต้องสอดคล้องกับเวลาที่ทำงาน ไม่ช้าไป เพราะจะทำให้ข้อมูลที่ได้มาขาดความน่าเชื่อถือ และหมดประโยชน์


การตัดสินใจเกี่ยวกับหลักฐานการสอบบัญชี
1. วิธีการตรวจสอบ (Audit Procedures) คือ วิธีการต่างๆที่จะทำให้ผู้สอบบัญชีเชื่อสิ่งที่ผู้บริหารให้การรับรองนั้นเป็นความจริง เช่น การตรวจนับสินทรัพย์ที่มีตัวตนทำให้ได้หลักฐานการสอบบัญชี ที่น่าเชื่อถือ ผุ้สอบอาจจะได้หลักฐานมาจากการสังเกตการณ์ การตรวจ การสอบถาม การขอคำยืนยัน เป็นต้น
2. ขนาดของตัวอย่าง (Sample Size) คือ เรื่องที่ผู้สอบบัญชีต้องการจะตรวจสอบเท่านั้น ผู้สอบบัญชีไม่สามารถตรวจสอบได้ทุกเรื่อง จึงต้องเกิดการกำหนดเรื่องขึ้นมา และหาหลักฐานที่ตรงตามสาระสำคัญที่ต้องตรวจสอบ
3. รายการที่เลือกมาตรวจสอบ (Sampling Items) เมื่อผู้สอบบัญชีกำหนดขนาดของตัวอย่างได้แล้ว ต่อไปก็จะเป็นการเลือกรายการขึ้นมาตรวจสอบ
4. ช่วงเวลาที่ตรวจสอบ (timing) เป็นเรื่อที่สำคัญอาจจะ ทำให้ผู้สอบบัญชีได้หลักฐานที่ แตกต่างกันไป ในแต่ละ ช่วงเวลา อยู่ที่ผู้สอบบัญชีจะทำการตรวจสอบ

การพัฒนาแผนการสอบบัญชีโดยรวมและแนวการสอบบัญชี
การพัฒนาแผนการสอบบัญชีและแนวการสอบบัญชีจะทำไปในทิศทางเดียวกับขอบเขตการสอบบัญชี


การพัฒนาแผนการสอบบัญชีโดยรวม(Overall Audit Plan)
- ขอบเขตของงาน : มาจากพิจารณารับงาน
- ข้อมูลบริษัทลูกค้า : การรวบรวมข้อมูลของกิจการ
- ความเข้าใจระบบบัญชี / IC : วิเคราะห์เปรียบเทียบขั้นต้น
- ความเสี่ยง/สาระสำคัญ : กำหนดระดับความมีสาระสำคัญ , ประเมิน AR/IR
- ลักษณะ ระยะเวลา ขอบเขต : การทำความเข้าใจ IC และประเมิน CR
- การประสาน สั่งการ , การสอบถาม/ควบคุม


แนวการสอบบัญชี(Audit Program)
- วัตถุประสงค์การตรวจสอบ
- ขอบเขตการตรวจสอบ
- วิธีการตรวจสอบ
- เวลาที่ใช้ในการตรวจสอบ
- ดัชนีกระดาษทำการ
- ผู้ปฏิบัติงาน/ผู้สอบทาน
*รูปแบบไม่ตายตัว แต่ละ office ไม่เหมือนกัน